Gli Orientamenti in materia di valutazione dei requisiti e criteri di idoneità allo svolgimento dell’incarico degli esponenti aziendali.

Sottotitolo

a cura dell’avvocato Marco De Leonardis

Introduzione: la finalità dell’intervento della Banca d’Italia.

A seguito dell’emanazione del Decreto Ministeriale 23 novembre 2020, n. 169 (il “Decreto”) relativo ai requisiti e ai criteri di idoneità allo svolgimento dell’incarico degli esponenti aziendali delle banche, degli intermediari finanziari, dei confidi, degli istituti di moneta elettronica, degli istituti di pagamento e dei sistemi di garanzia dei depositanti (gli “Intermediari”), la Banca d’Italia ha condotto uno studio di benchmarking volto ad analizzare le concrete modalità di applicazione da parte dei vari Intermediari delle prescrizioni contenute nel Decreto con l’obiettivo di individuare le prassi maggiormente virtuose nonché di ravvisare le maggiori criticità applicative delle nuove disposizioni normative.

A tal proposito, infatti, occorre rammentare come il Decreto abbia profondamente modificato la disciplina relativa ai requisiti di idoneità degli Esponenti (da intendersi come gli Amministratori, i Sindaci e, ove previsto, il Direttore Generale) degli Intermediari e al procedimento di verifica da parte dell’Organo investito del relativo compito di verifica.

 Nello specifico, per quanto in questa sede di interesse, il Decreto ha:

  • introdotto una differenziazione tra requisiti e criteri di idoneità, questi ultimi connotati da una maggiore discrezionalità valutativa;
  • previsto che la valutazione dell’idoneità dei singoli Esponenti venisse svolta dall’Organo Competente da individuarsi rispettivamente (i) nell’Organo con Funzione di Supervisione Strategica, nel caso della valutazione dei requisiti e dei criteri di idoneità degli Amministratori e, ove previsto, del Direttore Generale; (ii) nel Collegio Sindacale nel caso della valutazione dei requisiti dei criteri di idoneità dell’idoneità dei Sindaci;
  • esteso le valutazioni da effettuare nel corso delle verifiche, includendovi i criteri di correttezza, competenza, indipendenza di giudizio, nonché l’adeguata composizione collettiva degli organi e la disponibilità di tempo e, per le sole banche di maggiori dimensioni o complessità operativa, i limiti al cumulo degli incarichi;
  • previsto, per le sole banche di maggiori dimensioni o complessità operativa, l’applicazione di taluni requisiti e criteri ai responsabili delle principali funzioni aziendali.

Dallo studio condotto dalla Banca d’Italia, sono emerse talune criticità delle prassi relative alla valutazione dell’idoneità degli Esponenti sulle quali l’Autorità di Vigilanza ha ritenuto opportuno intervenire fornendo degli opportuni chiarimenti volti a orientare la condotta degli Intermediari.

Analizzando, dunque, le best practice di mercato, l’Autorità di Vigilanza, in data 13 novembre 2023, ha emanato gli “Orientamenti in materia di valutazione dei requisiti e criteri di idoneità allo svolgimento dell’incarico degli esponenti aziendali delle banche LSI, degli intermediari finanziari, dei confidi, degli istituti di moneta elettronica, degli istituti di pagamento, delle società fiduciarie e dei sistemi di garanzia dei depositanti” (gli “Orientamenti”) raccomandando agli Intermediari di adeguarsi ai medesimi nella predisposizione di apposite politiche fit and proper (“Politiche”) le quali, oltre ad assicurare un miglior governo del processo di verifica dei requisiti di idoneità, potranno costituire un utile supporto per i soci degli Intermediari nello svolgimento delle proprie analisi in sede di rinnovo degli organi sociali.

Il contenuto delle prescrizioni dei singoli orientamenti.

Sinteticamente illustrati gli obiettivi perseguiti dalla Autorità di Vigilanza, si provvederà ora ad illustrare le singole prescrizioni contenute negli Orientamenti.

(a) Orientamento 1: la politica e il questionario.

L’Orientamento 1 dispone che gli Intermediari dovrebbero adottare una Politica che descriva la procedura di acquisizione delle informazioni necessarie all’Organo Competente per la valutazione dei requisiti e dei criteri di idoneità degli Esponenti. L’Orientamento 1 specifica che la raccolta delle predette informazioni dovrebbe essere effettuata a mezzo di questionari standardizzati che, unitamente al verbale di verifica, al curriculum vitae dell’Esponente e al consenso al trattamento dei dati personali dovrebbero essere trasmessi alla Banca d’Italia.

(b) Orientamento 2: la verbalizzazione.

L’Orientamento 2 ribadisce un principio noto e più volte richiamato nella normativa di vigilanza: l’analiticità della verbalizzazione nella verifica dei requisiti e dei criteri di idoneità degli Esponenti. Brevemente, l’Autorità di Vigilanza evidenzia come sarebbe opportuno che il verbale dell’Organo Competente di verifica dei requisiti degli Esponenti contenga tutti gli elementi informativi alla base dei giudizi formulati dall’Organo investito dei compiti di verifica.

(c) Orientamento 3: la verbalizzazione delle azioni di rimedio.

L’Orientamento 3, valorizzando il principio per cui è rimessa all’Organo Competente la valutazione della sussistenza dei requisiti e dei criteri di idoneità degli Esponenti, prevede come spetti sempre al predetto Organo la valutazione delle anomalie che possono emergere in sede di verifica adottando le dovute iniziative caso per caso necessarie alla loro sterilizzazione definendone anche, ove nel caso, le tempistiche per il loro superamento.

(d) Orientamento 4: valutazione del criterio di correttezza.

L’Orientamento 4, in attuazione dell’art. 5 del Decreto che rimette all’Organo Competente il compito di valutare la sussistenza del criterio di correttezza in capo ad un Esponente che si trovi in una delle situazioni cui all’art. 4 del Decreto medesimo, statuisce che l’Organo Competente dovrebbe diligentemente acquisire la documentazione necessaria alla svolgimento della valutazione richiesta dalla normativa acquisendo anche, se del caso, pareri di consulenti legali dell’Esponente sotto processo valutativo.

(e) Orientamento 5: valutazione del requisito di professionalità e del criterio di competenza.

L’Orientamento 5, in attuazione degli artt. 7 e ss. del Decreto, indica le informazioni che l’Organo Competente dovrebbe acquisire per la corretta valutazione del requisito di professionalità (relativo agli incarichi effettivamente ricoperti dall’Esponente– cfr. art. 7 del Decreto) ovvero del criterio di competenza (relativo alla conoscenza di determinati settori da parte dell’Esponente, valutazione che – come noto – può essere omessa ove venga accertato il possesso del requisito di professionalità per un tempo quantomeno pari a quello indicato nell’Allegato al Decreto – cfr. art. 10 al Decreto).

Nello specifico, l’Orientamento 5 prevede che le informazioni acquisite includano:

  • sintetici riferimenti quali/quantitativi in merito alle mansioni svolte in concreto dall’Esponente in ciascuna esperienza professionale, agli eventuali ruoli manageriali/di responsabilità/di coordinamento ricoperti, al contesto aziendale/professionale di riferimento;
  • effettivo periodo di svolgimento di ciascuna esperienza;
  • le competenze specialistiche maturate nel corso del proprio percorso professionale, accompagnate da una sintetica illustrazione delle esperienze professionali che ne hanno permesso lo sviluppo;
  • ogni elemento idoneo a consentire l’espletamento di un’analitica valutazione comparativa tra il contesto aziendale in cui si è maturata l’esperienza e quello dell’intermediario in cui l’Esponente ha assunto l’incarico, laddove la valorizzazione dell’esperienza in questione – ai fini della verifica dei requisiti – sia subordinata a una preventiva valutazione di equivalenza tra le due realtà imprenditoriali.

(f) Orientamenti 6 – 7: indipendenza formale e di giudizio.

Gli artt. 13 e ss. del Decreto prevedono che, nei casi previsti dalla legge e dalle relative disposizioni di attuazione, taluni Amministratori e tutti i Sindaci devono essere in possesso del requisito di indipendenza formale mentre, ai sensi dell’art. 15 del Decreto, tutti gli Esponenti sono tenuti ad agire in piena indipendenza di giudizio e consapevolezza dei doveri e dei diritti inerenti all’incarico, nell’interesse della sana e prudente gestione.

Ai fini di tale verifica, il Decreto impone agli Organi competenti di verificare, tra l’altro, se gli Esponenti intrattengano o abbiano intrattenuto nei due anni precedenti all’assunzione dell’incarico, direttamente, indirettamente, “rapporti di lavoro autonomo o subordinato ovvero altri rapporti di natura finanziaria, patrimoniale o professionale, anche non continuativi”, con le specifiche controparti individuate dal Decreto e se tali rapporti siano “tali da comprometterne l’indipendenza”.

Con l’obiettivo di rafforzare le procedure di verifica, l’Orientamento 6 prescrive come sia buona prassi che le Politiche adottate dagli Intermediari individuino tutte le fattispecie rilevanti per la valutazione dell’indipendenza formale e/o di giudizio dell’Esponente specificando il perimetro dei rapporti indiretti a questi fini rilevanti.

L’Orientamento 6 chiarisce che gli Intermediari dovrebbero essere tenuti ad includere tra i rapporti indiretti almeno i rapporti intercorrenti tra gli Intermediari, i relativi Esponenti con incarichi esecutivi o il loro presidente, le società controllate dall’Intermediario o i relativi Esponenti con incarichi esecutivi o i loro presidenti, o un partecipante dell’ente o i relativi Esponenti, e:

  • le società o imprese (anche costituite in forma non societaria) controllate, anche unitamente ad altri soggetti, direttamente o indirettamente, dall’Esponente o da suoi parenti o affini entro il 4° grado;
  • le società di cui l’Esponente detiene, direttamente o indirettamente, partecipazioni non immateriali in termini di capitale o diritti di voto (es. 10%);
  • le società nelle quali l’Esponente ricopre una carica sociale.

Sotto altro profilo, l’Orientamento 7 – con la finalità di meglio specificare i casi in cui possa essere compromessa l’indipendenza formale e di giudizio dell’Esponente – ha previsto che gli Intermediari debbano adottare delle Politiche che definiscano i criteri quali/quantitativi per individuare le relazioni da considerare ostative alla sussistenza dell’indipendenza formale o dell’indipendenza di giudizio.

A tale scopo, l’Orientamento 7 specifica che i criteri:

  • discriminano tra le diverse tipologie di rapporto richiamate dall’art. 13, comma 1, lett. h) del Decreto, così da cogliere in misura adeguata la rilevanza dei conflitti di interesse, anche potenziali, che ne discendono;
  • tengono in adeguata considerazione la posizione ricoperta dall’Esponente all’interno dell’ente e la sua eventuale compartecipazione a processi decisionali (ad es., l’erogazione del credito o la stipula di partnership commerciali) potenzialmente incisi dai predetti conflitti di interesse;
  • includono soglie di materialità, al di sotto delle quali si possa ragionevolmente escludere che i rapporti siano tali da condizionare le valutazioni degli Esponenti, e di tolleranza, oltre le quali i rapporti siano da considerare problematici;
  • in relazione alle esposizioni indirette, promuovono, superata una determinata soglia di affidamenti concessi dall’ente alle imprese riferibili all’Esponente, la differenziazione delle fonti di indebitamento dell’impresa/gruppo interessato, così da ridurre la rilevanza percentuale massima dei finanziamenti affidati o accordati dal soggetto vigilato in cui siede l’Esponente/imprenditore rispetto a quelli complessivi concessi dal sistema e la loro potenziale incidenza sulla sua indipendenza (formale o di giudizio).

(g) Orientamento 8: time commitment e limite al cumulo di incarichi.

Da ultimo, si evidenzi come gli artt. 16 ss. del Decreto prevedono che l’Intermediario debba comunicare agli Esponenti il periodo di tempo ritenuto necessario per l’efficace svolgimento dell’incarico specificamente ricoperto indicando altresì i limiti alla cumulabilità di incarichi tra loro diversi.

A questo proposito, l’Orientamento 8 prevede che la disponibilità di tempo necessaria per ricoprire l’incarico dovrebbe sempre essere comunicata dall’Intermediario all’Esponente e che tale stima di tempo dovrebbe costantemente essere aggiornata in ragione:

(i) del tempo assorbito dalla partecipazione alle sedute dell’Organo medesimo e degli eventuali comitati endo-consiliari o manageriali, avendo riguardo anche ai dati storici in ordine alla frequenza e alla durata di tali riunioni; dallo studio dell’informativa pre-consiliare; dalle interlocuzioni informali con le strutture aziendali e le funzioni di controllo; dagli altri impegni di norma connessi all’esercizio delle funzioni;

(ii) dal ruolo rivestito da ciascun Esponente, al fine di pervenire a stime che differenzino l’assorbimento temporale in funzione, quanto meno, della natura esecutiva o non esecutiva dell’incarico e dell’eventuale ruolo di presidenza dell’Organo o di comitati endo-consiliari o manageriali;

(iii) le dimensioni, la complessità e la situazione tecnica dell’Intermediario.

Allo stesso modo, l’Intermediario, al fine di assicurarne la complessiva sostenibilità della attività svolta, – in ragione della tipologia di incarico ricoperto – dovrebbe prevedere il numero massimo di ulteriori incarichi ricopribili da ciascun Esponente in costanza del proprio mandato.

La Banca d’Italia ha fornito nell’Orientamento 8 – cui si rimanda – una esemplificazione di una policy di time commitment e di cumulo di incarichi ritenuta in linea con la normativa di settore per un Intermediario di piccole dimensioni e ridotta complessità, con equilibri tecnici privi di rilevanti problematicità e non interessato da progetti a elevato assorbimento temporale.

Conclusioni

Dalla sintetica analisi degli Orientamenti pare emergere una sempre maggiore attenzione da parte della Autorità di Vigilanza al tema dei requisiti e ai criteri di idoneità allo svolgimento dell’incarico degli Esponenti in quanto una governance efficiente è senza dubbio da considerarsi il presupposto necessario per il rispetto del principio della sana e prudente gestione che costituisce tanto la principale regola gestoria dell’Intermediario quanto il fine ultimo della attività di vigilanza.